Juridisk informasjon

PERSONVERNERKLÆRING NICONOVUM AB

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Niconovum AB («vi», «oss» eller «Niconovum») som behandlingsansvarlig behandler dine personopplysninger, avhengig av ditt forhold til Niconovum.

Vi vil alltid være forpliktet til å verne og respektere dine personopplysninger og behandle disse i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, dvs. personvernforordningen («General Data Protection Regulation», «GDPR») og nasjonal lovgivning.

Dersom du har spørsmål til Niconovums behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjon nedenfor.

1 Behandlingsansvarlig
Selskapet som er ansvarlig for behandling av dine personopplysninger, er:

Niconovum AB
Hyllie Boulevard 32
215 32 Malmö
Sweden

Organisasjonsnummer: 979 919 042
E-post: info@niconovum.se
Telefon: + 46 42 19 94 30

2 Beskrivelse av databehandlingen
I tabellene nedenfor vil du finne opplysninger om hvordan Niconovum behandlinger dine personopplysninger, avhengig av ditt forhold til Niconovum, og hvorfor vi behandler dine personopplysninger.

I tabellene finner du opplysninger om hvordan vi behandler dine personopplysninger, herunder opplysninger om hensikten med behandlingen, kategorier av personopplysninger om deg som vi behandler, hvordan vi innhenter personopplysningene, det rettslige grunnlag for behandlingen av personopplysningene, opplysninger om hvem vi deler personopplysningene med og opplysninger om hvor lenge vi lagrer slike opplysninger.

Du kan velge mellom opplysningene om hvordan vi behandler dine personopplysninger når:

• du besøker vår nettside
• du mottar og deltar i Niconovums markedsføring og profilering
• du kommuniserer med oss og vår kundeservice
• du er kunde, leverandør, forretningsforbindelse eller tredjepartsrepresentant

Vennligst velg det avsnittet som er relevant for deg.

Når du besøker vår nettside

Niconovum behandler dine personopplysninger når du besøker våre nettsider, ved å plassere informasjonskapsler som innhenter personopplysninger om deg. Niconovum kan bruke personopplysningene innsamlet fra informasjonskapsler til formål som statistikk, analyse, optimalisering og funksjonalitet i tillegg til markedsførings- og målrettingsformål avhengig av hvilken av våre nettsider du besøker. Du kan finne mer informasjon om det spesifikke formålet under informasjon om informasjonskapsler på nettsidene våre.

Niconovum bruker bare informasjonskapsler som ikke er nødvendige, dersom du har samtykket til dette. Du kan alltid trekke tilbake eller endre ditt samtykke ved å slette eller blokkere informasjonskapsler i nettleseren din, i informasjonskapsleroversikten eller ved å kontakte oss. Les mer om Niconovums bruk av informasjonskapsler, herunder hvordan de kan slettes og blokkeres, i vår oversikt over informasjonskapsler og retningslinjer her, og les mer i punkt 6 om hvordan du kan trekke tilbake samtykke ditt ved å kontakte oss.

Kategorier av personopplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Alminnelige personopplysninger:

Informasjon om din opptreden på vår nettside og teknisk informasjon om ditt besøk, herunder detaljer om dine besøk på våre nettsider og din navigasjon på nettsiden, trafikkdata, informasjon om din enhet, din MAC-adresse, din IP-adresse og informasjon som kan utledes av IP-adressen, slik som sted, nettlesertype mv. Vi kan også behandle samtykket du har gitt.

Kilder:

Vi samler inn dine personopplysninger direkte fra deg gjennom din bruk av nettsiden.

Niconovum kan også behandle dine personopplysninger til kommunikasjons- og kundeserviceformål hvis du velger å kommunisere med oss gjennom nettsiden, f.eks. ved å bruke chattefunksjon eller kontaktskjema tilgjengelig på våre nettsider. Se «Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice» for informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger til dette formålet.

Rettslig grunnlag for behandlingen
Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine person-opplysninger er:

• Artikkel 6.1.a (samtykke) til behandling av person-opplysninger ved bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige)
• Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av våre legitime interesser ved drift og utvikling av vår forretningsvirksomhet, herunder sammenstilling av statistikk og analyse av bruk av nettsiden og for å optimalisere brukeropplevelsen på vår nettside samt markedsføring av våre produkter)

Mottakere
Vi kan dele dine personopplysninger til det beskrevne formålet med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet
• Konsernselskaper
• (Potensielle) kjøpere i tilfelle salg
• Sosiale medier og andre tredjeparter som beskrevet i vår oversikt over informasjonskapsler og retningslinjer:

Niconovum kan bruke tredjeparts-informasjonskapsler f.eks. for å huske dine innstillinger, trafikkmålingsstatistikk, for å vise målrettet markedsføring og «look-a-like» og «retargeting» og spore din bruk av vår nettside.

For denne typen behandling vil Niconovum i enkelte tilfeller være felles behandlingsansvarlig med leverandøren av tredjeparts-informasjonskapslene.

Du kan lese mer om vår bruk av tredjeparter og også finne linker til de aktuelle tredjepartenes egne personvernerklæringer i oversikten over informasjonskapsler og retningslinjer på vår nettside her.

Datalagring
Lagringsperioden avhenger av den enkelte informasjons-kapselen som blir plassert på våre nettsider.

Du kan lese mer om våre informasjonskapsler og lagringsperioden i våre retningslinjer om informasjonskapsler her.

Når du mottar og deltar i Niconovums markedsføring og profilering

Niconovum kan behandle dine personopplysninger til markedsføringsformål hvis du har meldt deg på nyhetsbrev eller annet markedsføringsmateriale fra Niconovum, hvis du følger og/eller interagerer med våre kontoer på sosiale medier eller hvis du deltar i noen av Niconovums markedsføringsaktiviteter, slik som arrangementer, fester, konkurranser, lotterier mv., samt når du registrerer deg for å få rabatt eller tilbud.

Kategorier av personopplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Alminnelige personopplysninger:
Navn, e-postadresse, informasjon om din alder, informasjon om din konto på sosiale medier, informasjon om hvordan du interagerer med oss på plattformer for sosiale medier.

Informasjon du velger å gi oss når du interagerer med oss på markedsføringsplattformer eller som del av markedsføringsaktiviteter.

Hvis du deltar i noen av Niconovums arrangementer, vil vi også kunne ta bilder og videoklipp fra arrangementet, men bare hvis du samtykker til dette.

Informasjon relatert til at du mottar nyhetsbrev fra oss, herunder informasjon om hvorvidt du har åpnet nyhetsbrevet, hvilke deler av nyhetsbrevet du har klikket på mv, men bare hvis du har samtykket til slik sporing.

Kilder:
Vi samler inn dine personopplysninger direkte fra deg.

Rettslig grunnlag for behandlingen
Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine person-opplysninger er:

• Artikkel 6.1.a (samtykke)
• Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av våre legitime interesser ved drift og utvikling av vår forretningsvirksomhet), herunder• Sende nyhetsbrev og annet markedsførings-materiale til deg og optimalisere effekten av slik markedsføring
  • Håndtere tilbud og rabatter
  • Arrangering og deltakelse i markedsførings-aktiviteter
  • Markedsføre våre produkter og virksomhet på sosiale medier og andre plattformer, samt interagere med våre kunder og forbrukere på ulike sosiale medier og plattformer

Mottakere
Vi kan dele dine personopplysninger til det beskrevne formålet med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, tjenestetilbydere, teknisk-, IT- og digital support)
• Konsernselskaper
• Sosiale medier; i enkelte tilfeller er vi felles behandlingsansvarlig med tilbyderen av det sosiale mediet, slik som Facebook. Facebooks personvernerklæring kan du finne here
• Offentligheten; hvis du samtykker til at vi bruker materiale som omfatter deg, og publiserer dette offentlig, f.eks. på vår nettside
• (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller kjøp

Datalagring
Vi vil lagre personopplysninger behandlet til dette formålet så lenge du er påmeldt nyhetsbrev fra oss.

Ikke glem at du alltid kan melde deg av nyhetsbrev ved å klikke på linken i bunnen av nyhetsbrevene vi sender! Se mer nedenfor om hvordan du kan trekke tilbake ditt samtykke.

Markedsføringsmateriale vil lagres i samsvar med vår avtale og aktuelle konkrete saken, men vil bli slettet så snart som mulig, f.eks. når en konkurranse er over.

Bilder og videoer av deg vil bli lagret maksimalt i en periode på 2 år.

Enkelte personopplysninger følger lagringsperioden under «Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice» nedenfor.

Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice

Niconovum behandler dine personopplysninger med det formål å kommunisere og samhandle med deg samt å gi deg kundestøtte og håndtere spørsmål, henvendelser m.m. som du måtte ha om våre produkter, tjenester og Niconovum generelt, f.eks. som virksomhet, som arbeidsplass i rekrutteringsøyemed samt for å forbedre vår virksomhet og kvaliteten på våre tjenester og produkter i så henseende.

Vi kommuniserer med og gir kundestøtte både til forbrukere og kunder, og vi kommuniserer med deg på e‑post, telefon, kommunikasjon via hjemmesiden så som kontaktskjemaer og chat og via chat og andre plattformer på sosiale media, f.eks. Instagram/Facebook når du følger eller samhandler med vår kontoer på sosial media, avhengig av hvordan du velger å kontakte oss.

Kategorier av personopplysninger og kilder
Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Navn, e-post, telefonnummer, stillingstittel, opplysninger om dine kontoer på sosial medier og opplysninger som du gir oss ved henvendelse til oss, f.eks. spørsmål du har og opplysninger rundt dette samt ytterligere informasjon som vi vil ha behov for når vi skal besvare din henvendelse.

Informasjon knyttet til eventuelle krav, klager eller andre henvendelser du måtte ga om våre produkter, f.eks. din erfaring med produktene, bivirkninger osv. Dette kan i noen tilfeller være sensitive opplysninger hvis du velger å gi oss det.

Når du ringer vår kundeservice, kan vi ta opp samtalen med deg for intern opplæring dersom du gir tillatelse til det.

Dersom du kommuniserer med oss og vår kundeservice i rekrutteringsøyemed, f.eks. for å få vite mer om Niconovums virksomhet, rekrutteringsprosesser osv., så vil vi også behandle de personopplysningene som du gir oss, f.eks. kontaktopplysninger, din henvendelse, vår korrespondanse og eventuelle vedlegg, så som søknad, CV, m.m. Denne informasjonen vil lagres lokalt hos Niconovum i maksimalt 2 år hvorpå den vil slettes. Ved formelle rekrutteringsprosesser vil alltid henvise deg til vår offisielle rekrutteringskanal for jobbsøknad eller vår HR-avdeling og vi vil deretter slette de dokumentene som du eventuelt har sendt.

Dersom du kommuniserer med oss og/eller vår kundeservice uten at du er kunde, vennligst også se nedenfor under «Når du er kunde, leverandør, forretningsforbindelse eller tredjepartsrepresentant».

Kilder:
Vi innhenter dine personopplysninger direkte fra deg når du kontakter oss.

Rettslig grunnlag for behandlingen
Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine personopplysninger er:

• Artikkel 6.1.a (samtykke) vedrørende opptak
• Artikkel 6.1.b (nødvendig for oppfyllelse av avtale)
• Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser), herunder

– regler som vi er underlagt ved behandling av krav eller reklamasjon du måtte ha om våre produkter, herunder regler som angir våre forpliktelser overfor deg

• Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av våre rettslige interesser ved drift, utvikling, markedsføring (inkl. merkevare-bygging) av vår forretnings-virksomhet), herunder
  – å yte kundeservice til deg og interaksjon generelt,
  – å optimalisere og forbedre våre produkter, virksomhet og kundeservice, og
  – å håndtere krav og reklamasjoner
• Artikkel 9.2.f (nødvendig for fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettslige krav) med tanke på sensitive opplysninger som behandles i forbindelse med håndteringen av krav, reklamasjoner og andre henvendelser, f.eks. opplysninger om bivirkninger og din erfaring med våre produkter.

Mottakere
Vi kan dele dine personopplysninger med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)
• Sosiale media dersom vi kommuniserer med deg via slike
• Konsernselskaper
• Offentlige myndigheter dersom dette kreves og/eller er nødvendig
• (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp

Datalagring
Vi vil lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oss for å finne en løsning på din henvendelse, dvs. å svare på spørsmål og/eller behandle reklamasjoner og krav. Som hovedregel er dette opp til 6 måneder etter siste kommunikasjon eller avslutning av den saken som din henvendelse gjaldt.

Vi kan lagre dine personopplysninger i en lengre periode dersom din henvendelse er eller kan utvikle seg til en potensiell tvist, eller hvis det på annen måte er underlagt lovgivning. Lagringstiden vil avhenge av forholdene rundt din henvendelse, herunder hva henvendelsen gjelder, om det gjelder skadeserstatning, bivirkninger, rapporter osv., og vi vil kun lagre person-opplysningene for å kunne dokumentere saken og håndtere en potensiell (rettslig) tvist eller forpliktelse som oppstår etter eller på grunn av din henvendelse og kun så lenge tvisten pågår osv. i samsvar med begrensningsregelen.

Eventuelle opptak av samtaler hvor du er med, basert på samtykke fra deg, vil bli slettet etter 30 dager.

Når du er kunde, leverandør, forretningsforbindelse eller tredjepartsrepresentant

Niconovum behandler personopplysninger for forretningsvirksomhetsformål når du representerer din arbeidsgiver eller har et forhold til tredjepart når din arbeidsgiver eller slik tredjepart er en (potensiell) kunde, leverandør eller tredjepart for Niconovum, f.eks. dersom du kommuniserer med Niconovum som en del av at du arbeider for en av Niconovums (potensielle) forretningsforbindelser eller andre parter som Niconovum kommuniserer og samarbeider med.

Eksempler på slik kommunikasjon og samarbeid kan være som del av markedsføringen av våre produkter, salg og distribusjon av Niconovums produkter, konto- og kundeforvaltning, kjenn-din-kunde-formål, kontakt med offentlige myndigheter, statsansatte, politikere, investeringsmiljøer, kontakt med journalister, media, interessenter, aksjonærer, deltakere på arrangementer, konkurranser og andre markedsaktiviteter, når vi benytter tredjepartsleverandører og byråer til å bistå vår virksomhet, f.eks. IT- og digital support, sjåfører og transportører, samarbeid med organisasjoner, grossister, eksterne konsulenter, Niconovum-ambassadører, rengjøringsfirmaer, leverandører av mat, vakttjenester, osv.

Kategorier av personopplysninger og kilder
Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Generelle personopplysninger:
Navn, stillingstittel, arbeidsplass, påloggings-detaljer, signatur og kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer samt andre opplysninger som du måtte velge å gi oss. Vi kan også behandle kopi av pass eller annen ID for kjenn-din-kunde-formål.

Opplysninger om og tilknytning til oppgave/arbeid/sak osv. som gjelder vårt forhold, herunder all kommunikasjon og behandling av personopplysninger i forbindelse med det, f.eks. kommunikasjon om vårt (potensielle) samarbeid, våre produkter og salg og distribusjon av våre produkter, ordrer og returer, forhandlinger, potensielle tvister og reklamasjoner, generelle forretningsanliggender, markeds-, produkt- og salgsanalyser, strategi-, økonomi- og budsjettforvaltning, evalueringer og utførelse, regnskaps-, fakturerings- og bokføringsspørsmål, krisehåndtering, prosjektering og planlegging, eksterne saker og revisjon, merkevarebygging og markedsføring, politikk, forretningsstrategi, forretningsplaner, konto- og (potensielt) kunde- og kontoforvaltning, segmentering og service, forvaltning av IT-systemer og support osv.

Opplysninger som gjelder din deltakelse i arrangementer som vi arrangerer, eller andre arrangementer hvor vi oppfordrer deg til å delta sammen med oss.

Dersom du besøker eller jobber på våre lokasjoner, kan vi også behandle opplysninger om deg ved bruk av overvåkningskameraer og loggføring av bruk av adgangskort.

Kilder:
Vi innhenter dine personopplysninger enten direkte fra deg eller fra den tredjepart som du arbeider for og som har et forhold til: Niconovums kunde, leverandør eller annen tredjepart som vi samarbeider med eller har et forhold til.

Rettslig grunnlag for behandlingen
Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine person-opplysninger er:

Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser for å utføre kjenn-din-kunde-sjekk av våre kunder)

Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av Niconovums rettslige interesser ved drift og utvikling), herunder

– kommunikasjon og samarbeid med kunder, leverandører og andre tredjeparter og forretningsforbindelser som vi samarbeider med eller har et forhold til,

– produksjon av produkter,

– salg og distribusjon av våre produkter,

– markedsføring av våre produkter og vår virksomhet

– kundeforvaltning og utvikling

– sikkerhetstiltak, f.eks. bruk av overvåkning og adgangskort

– samt øvrige forretningsmessige forhold.

Mottakere
Vi kan dele dine personopplysninger med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)

• Sosiale medier, avhengig av karakteren av vår avtale og de faktiske forhold, f.eks. dersom du er ambassadør for Niconovum eller dersom du deltar på et arrangement ledet av Niconovum

• Konsernselskaper

• Offentlige myndigheter dersom dette kreves

• Tredjeparter som du samarbeider med eller har et forhold til; Niconovums kunder, leverandører eller øvrige tredjeparter og forretningsforbindelser

• (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp

• Vertskap for arrangementer hvor vi deltar sammen med våre kunder, samt eventbyrå som hjelper oss med å arrangere slike

Datalagring
Vi vil lagre de personopplysningene som er behandlet for dette formål, til:

Som hovedregel vil vi lagre personopplysninger i opptil fem år etter utløpet av året for siste kjøp eller levering, eller etter utløpet av vårt forhold/samarbeid eller forholdet/samarbeidet med den part som du representerte eller hadde et forhold til.

Vi vil imidlertid holde igjen personopplysninger i en utvidet periode dersom dette er nødvendig i særskilte tilfeller, f.eks. ved fastsettelsen av et rettslig krav eller for at Niconovum skal kunne dokumentere forholdet og/eller visse omstendigheter med hensyn til kunden, leverandøren eller andre tredjeparter.

Vi kan også slette opplysningene på et tidligere tidspunkt, som vil være hvis du f.eks. vises på overvåkningskameraer, eller har deltatt på arrangementer, quiz eller andre markedsaktiviteter.

Noen henvendelser faller under de varighetene for lagring som er nevnt under «Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice» – vennligst se denne for ytterligere opplysninger.

 

3 Overføring til land utenfor EU/EØS
Det kan være tilfeller hvor vi overfører personopplysninger til land utenfor EU/EØS.

Slik overføring skjer på følgende rettslige grunnlag:

a) EU-kommisjonen anser at dette landet/disse landene har et tilstrekkelig nivå for personvern, dvs. at landet er en «sikker/tilstrekkelig tredjestat»

b) EU-kommisjonen anser ikke at dette landet/disse landene har det tilstrekkelige nivå for personvern. Vi vil gi den nødvendige garanti for overføringen:

• ved å benytte standardavtale for overføring av personopplysninger til tredjestater, som utgitt av EU-kommisjonen, eller eventuelle andre avtaler utarbeidet av kompetente myndigheter. Du kan få avtalen ved å ta kontakt med oss på gdpr_emails@niconovum.com.

c) Ved manglende avgjørelse om landet er sikkert/tilstrekkelig og nødvendig garanti som nevnt over, så kan overføringer i noen begrensede tilfeller forekomme dersom i) du har gitt samtykke til overføringen, ii) overføringen er nødvendig for oppfyllelse av avtalen mellom deg som registrert og Niconovum som behandlingsansvarlig eller gjennomføring av prekontraktuelle tiltak på forespørsel fra deg, eller iii) overføringen er nødvendig for å kunne inngå avtale eller oppfyllelse av avtale, inngått av hensyn til deg som datasubjekt, mellom Niconovum som behandlingsansvarlig og annen tredjepart.

4 Automatiserte avgjørelser
Vi vil ikke benytte automatiserte avgjørelser i henhold til GDPR artikkel 22.

5 Obligatoriske opplysninger
Noen av de opplysningene som vi behandler om deg, kan være obligatoriske å innhente for å kunne gi deg den servicen du krever. Konsekvensene av ikke å gi oss obligatoriske opplysninger er imidlertid kun at vi ikke vil kunne gi deg den etterspurte service.

6 Dine rettigheter
Du har følgende rettigheter:

• Du har rett til:
– Å kreve innsyn i dine personopplysninger (GDPR artikkel 15)
– Å kreve retting av dine personopplysninger (GDPR artikkel 16)
– Å kreve sletting av dine personopplysninger (GDPR artikkel 17)
– Å begrense behandlingen av dine personopplysninger (GDPR artikkel 18)
– Å motta dine personopplysninger i strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet) (GDPR artikkel 20)

Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på samtykke, så kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Dette vil ikke påvirke gyldigheten av den behandlingen som er gjort før du trakk tilbake samtykket. Du kan trekke tilbake samtykket ved å kontakte oss på info@niconovum.se og telefon + 46 42 19 94 43. Dersom du ønsker trekke tilbake samtykke vedrørende informasjonskapsler, vennligst se vår oversikt og retningslinjer vedrørende informasjonskapsler (cookies).

Du har også rett til å protestere mot behandling av personopplysninger i følgende tilfeller:

• Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på GDPR artikkel 6.1.e eller 6.1.f, se ovenfor med hensyn til rettslig grunnlag, så har du rett til når som helst å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger, av grunner som har tilknytning til ditt særskilte forhold.

Når dine personopplysninger behandles for direkte markedsføring, så har du rett til når som helst å protestere mot at dine personopplysninger benyttes til slik markedsføring.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte oss på info@niconovum.se og telefon + 46 42 19 94 43.

Det kan være vilkår eller begrensninger i disse rettighetene. Det er derfor ikke sikkert at du for eksempel har rett til dataportabilitet i et særskilt tilfelle – dette avhenger av særskilte omstendigheter ved behandlingsaktiviteten.

Du kan også sende klage til det lokale datatilsyn:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo

Epost: postkasse@datatilsynet.no

Telefon: +47 22 39 69 00

Sist oppdatert: 5. januar 2021